Comment trier ses papiers ? La méthode facile, sans stress

Vous n’avez pas rangé vos papiers depuis 3 mois, 6 mois, 1 an voire plus ?

Vous voyez la pile grandir de jour en jour et vous savez que plus vous attendez, plus la tâche sera ardue ?

Courage ! Si vous avez tapé « comment trier ses papiers ? » sur votre moteur de recherche, c’est que vous avez déjà fait le plus dur : décidé qu’il était temps de mettre de l’ordre dans tout ça. 

Je suis Gabrielle Wilski, experte en organisation familiale et je partage avec vous ma méthode en 9 étapes pour faire le ménage dans vos documents et surtout… vous débarrasser de 80 % de la paperasse qui encombre votre intérieur !

Après ce grand tri, vous allez voir : vous allez gagner de la place chez vous et de l’espace mental pour ce qui compte vraiment. 

On y va ?

1. Partir à la chasse aux papiers dans chaque pièce de la maison ! 

Avant toute chose, vous pouvez mettre de la musique, vous préparer un bon thé ou un café, allumer une bougie… Bref, tout ce qui peut rendre ce moment administratif plus agréable pour vous ! 

Commencez par regrouper tous les papiers éparpillés un peu partout dans votre intérieur :

• Sur l’étagère dans l’entrée.
• Dans le bureau.
• Dans les sacs à main et à dos.
• Dans le fameux tiroir ou placard « bazar » (que nous avons tous chez nous).

À ce stade, vous pouvez poser votre cerveau. Nul besoin de réfléchir ni de trier par catégorie. Tout ce qu’on veut, c’est rassembler en un même endroit ! 

C’est fait ? Bravo ! Vous pouvez passer à l’étape suivante. 

2. Commencer par un tri vertical et jeter tous les documents inutiles

Cette étape est souvent la plus désagréable, voire anxiogène, notamment pour les personnes qui souffrent de phobie administrative.

Je le comprends tout à fait. 

Vous visualisez la montagne de papiers à trier et elle vous semble insurmontable.

Je tiens à vous rassurer : nous allons y aller progressivement, un document après l’autre.  

Pour commencer, passez en revue chaque papier afin de décider de son sort : 

1. 🗑️ À jeter. Exemple : un flyer publicitaire, un courrier d’information obsolète.
2. 📥 À traiter. Exemple : une facture à régler, un formulaire à remplir.
3. 🗃️ À conserver. Exemple : un avis d’imposition, un décompte de Sécurité sociale, un dessin de votre fille. 

Vous avez peur de vous débarrasser d’un document important que vous auriez dû garder ? Nous vous avons préparé un tableau récapitulatif des durées de conservation des papiers. Gardez-le de côté pour vous y référer dès que vous en ressentirez le besoin.

À la fin de cette étape, vous aurez 3 piles distinctes.

Vous pouvez détruire la première. 

Il ne vous en reste plus que 2.

3. Décider du support de stockage numérique 

À la question « Comment trier ses papiers ? », nous avons envie de répondre : en ne gardant que le strict nécessaire. 

Bien sûr, certains documents doivent être conservés dans leur version originale au format papier. Nous en reparlons d’ailleurs à l’étape n°9. 

Néanmoins, nombre d’entre eux peuvent être dématérialisés et vous faire gagner une place considérable dans vos placards ! 

Aujourd’hui, de nombreuses plateformes vous permettent d’archiver vos documents de façon numérique et sécurisée.

Pourquoi donc continuer de s’encombrer de paperasse superflue ?

Selon nous, il existe 3 principales solutions de stockage dématérialisé. Je vous les présente une à une.
À vous de choisir votre préférée ! 

1. Le disque dur externe

Vous pouvez vous en procurer dans le commerce à partir de 50 € pour un stockage déjà très confortable de 1 To.

➕ Avantages : un support physique pour les personnes que cela rassure, les données sont stockées de façon privée. 

➖ Inconvénients : vos fichiers sont sauvegardés sur un seul support. En cas de perte ou d’endommagement, vous perdez tout. 

2. Le cloud et les drives

Je suis sûre que certains de vos documents ou photos sont déjà stockés sur le cloud actuellement !

Google Drive, OneDrive, iCloud Drive… Tous ces systèmes vous permettent de conserver vos fichiers en ligne pour pouvoir y accéder de n’importe où.

➕ Avantages : vos documents ne sont pas rattachés à un seul appareil et sont disponibles où que vous soyez. 

➖ Inconvénients : la confidentialité de vos informations (les serveurs sont souvent basés en dehors de l’UE), le stockage est limité et les solutions sont payantes à partir d’un certain volume de données.

3. Les applications d’organisation familiale

C’est le must en termes d’organisation !

Vous pouvez non seulement stocker vos documents, mais aussi les partager avec les membres de votre famille, paramétrer des rappels automatiques pour vos échéances et même créer un calendrier partagé !

➕ Avantages : c’est l’option la plus complète, vos fichiers sont accessibles n’importe où et la charge administrative ne repose plus sur une seule personne.

➖ Inconvénients : certaines solutions sont payantes si vous voulez accéder à l’ensemble des fonctionnalités, mais vous avez souvent une version gratuite pour tester l’application. C’est le cas de celle que nous avons créée avec mon conjoint, Eric ! 

4. Traiter les factures et courriers qui nécessitent une action immédiate 

Reprenez votre pile de papier n°2 : « À traiter ».

C’est ici que vous allez retrouver tous les documents qui nécessitent une action de votre part. 

Par exemple :

• Une facture d’eau à régler.
• Une amende de stationnement à payer.
• Une autorisation de sortie à compléter pour votre fils.
• Un courrier qui nécessite une réponse de votre part.

➡️ Le papier est à traiter de façon urgente ? Occupez-vous-en immédiatement.

➡️ Il peut attendre ? Scannez-le dans votre application d’organisation familiale et paramétrez un rappel à la date d’échéance. De cette façon, vous êtes sûr de ne pas l’oublier (et vous pouvez vous l’enlever de la tête) !

5. Scanner ou photographier les documents à conserver ou comment trier ses papiers de façon dématérialisée

Maintenant, il est temps de passer à la partie la plus satisfaisante… Se débarrasser du papier ! 

Si vous avez bien suivi notre méthode, il ne vous reste plus que la pile n°3, la plus grosse : « À conserver ».

➡️ Numérisez chaque document. Pour ce faire, nul besoin d’un scanner ! Votre smartphone fera tout à fait l’affaire. Posez le papier bien à plat. Assurez-vous que la lumière est bonne et prenez-le en photo.

Dans la plupart des cas, sauf exception et documents importants, vous pourrez détruire la version papier pour ne garder que la numérique. 

Vous commencez déjà à y voir plus clair, n’est-ce pas ? 

💡Notre astuce en + pour ranger vos papiers administratifs : ne vous embêtez pas à scanner les 30 pages du manuel d’utilisation de vos appareils électroménagers. Bien souvent, ils sont disponibles en ligne en version PDF ! Tapez simplement sur votre moteur de recherche la marque et la référence de votre produit. Vous pourrez ensuite vous débarrasser de toutes les notices qui encombrent vos placards (et que vous consultez 1 fois tous les 3 ans au maximum).

6. Classer ses papiers par thème pour s’y retrouver plus facilement

Vous vous demandez comment trier vos papiers pour les retrouver en moins de 10 secondes quand vous en aurez besoin ? 

Nous vous recommandons de les classer par catégorie :

• 🪪 Famille
• 🩺 Médical
• 🐈 Animaux
• 🏢 Patrimoine immobilier et mobilier
• 💼 Sociétés
• 🚗 Véhicules
• 👛 Crédits
• 🏠 Assurances
• 🏦 Finances
• 💶 Budgets
• 🪙 Impôts
• ⚡ Fournisseurs

Vous avez opté pour le Drive ? Alors, vous devrez créer un dossier (voire des sous-dossiers) par catégorie. Cela peut prendre un peu de temps, mais vous vous y retrouverez plus facilement. 

Vous avez choisi une application d’organisation familiale ? Vous pourriez bien avoir une très bonne surprise ! Avec Witimy, par exemple, chaque document se range automatiquement dans la bonne catégorie une fois scanné, grâce au lecteur optique et à l’IA intégré. 

➡️ Exemple : vous prenez en photo votre dernier relevé bancaire (ou vous le chargez depuis votre smartphone). L’IA de Witimy reconnaît le type de document et le classe automatiquement dans la catégorie « Banque » de l’application.

Vous imaginez le temps que vous allez gagner au quotidien ? 

7. Paramétrer des rappels pour les échéances importantes (et désencombrer son cerveau)

Ça, c’est également l’une de nos astuces administratives préférées pour se décharger mentalement ! 

Programmez des rappels.

• Une facture à payer avant le 31 du mois ? Un rappel !
• Un goûter à amener à l’école le 15 janvier ? Un rappel !
• La deadline pour régler une amende avant majoration ? Je vous laisse deviner… Un rappel aussi ! 

Si vous avez choisi une appli d’organisation familiale, cette fonctionnalité est déjà intégrée la plupart du temps.

Sinon, vous pouvez utiliser votre smartphone.

8. Demander à recevoir vos courriers directement au format numérique 

Un petit conseil qui va simplifier le tri de vos papiers au quotidien ? Demandez à recevoir vos factures et la plupart de vos documents en version dématérialisée !

Que ce soit pour les impôts, les factures d’électricité et même les tickets de caisse… De cette façon, vous pourrez sauter la case « numérisation » et charger dans la foulée le document dans votre appli ou sur votre Drive.

Pratique, non ? 

En plus, c’est un geste écoresponsable pour la planète ! 

9. Garder un seul classeur pour tous les documents qui doivent être conservés au format papier 

Vous l’aurez compris, certains papiers doivent être conservés dans leur version d’origine.

C’est le cas, par exemple de :

• 🪪 Vos documents d’identité (passeport, carte d’identité, livret de famille).
• 🎓 Vos diplômes.
• 🚗 Le certificat d’immatriculation de votre véhicule.
• 📜 Les actes de propriété, de vente, etc.

Pour tous ceux-là, un classeur ou un trieur suffira amplement !

Je pense également à tous les papiers qui ont une valeur sentimentale : les dessins de vos enfants, les cartes postales, un article de presse important pour vous. Vous pouvez aussi conserver tous ces documents personnels dans une boîte ou un classeur dédié.

Et voilà comment trier vos papiers sans stress et de manière dématérialisée pour gagner du temps, de la place et de l’espace mental ! 

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