Cette fois-ci, c’est décidé : vous allez créer un calendrier partagé !
Votre conjoint et vous en avez marre de devoir ajouter tous les événements en double dans vos emplois du temps respectifs.
D’ailleurs, vous avez même raté un rendez-vous médical récemment, car l’un l’avait noté, mais pas l’autre !
Alors, quelles sont les meilleures solutions pour mettre en place un agenda partagé ? Comment donner à une personne l’autorisation de consulter ou de modifier votre planning ? Que vous soyez un couple ou une famille avec 3 enfants, découvrez comment ce petit outil peut simplifier votre organisation personnelle et familiale !
À quoi ça sert de créer un calendrier partagé ?
Éviter les oublis de rendez-vous et les malentendus
On parie que cela vous est déjà arrivé !
Vous avez manqué un rendez-vous important, car votre partenaire l’avait noté dans son agenda… mais pas vous. Ou bien vous avez accepté 2 invitations la même soirée, sans le savoir.
Ce genre de petits incidents surviennent très souvent ! La bonne nouvelle, c’est qu’avec un calendrier partagé, vous êtes au courant des événements déjà planifiés par les autres membres du foyer (avec leur autorisation, bien sûr).
Ainsi, plus d’oublis ni de malentendus !
Fluidifier la communication et gagner du temps
« Tu penseras à noter toi aussi le RDV chez l’opticien dans ton agenda. »
À chaque fois que vous prenez un rendez-vous ou que vous prévoyez un dîner entre amis, votre conjoint et vous devez tous les deux le renseigner dans vos calendriers personnels.
Ce travail en double représente une véritable perte de temps !
Lorsque vous avez un agenda partagé, une seule personne ajoute l’événement qui devient alors visible pour toute la famille en temps réel.
Partager la charge mentale administrative
« Dis, est-ce qu’on a quelque chose de prévu le week-end du 21 juin ? »
Vous avez l’habitude de répondre à ce genre de questions à la maison ? Alors, c’est sûrement vous qui portez la gestion de l’agenda de la famille sur vos épaules !
C’est vous qui retenez tous les rendez-vous, les anniversaires et autres événements familiaux. Ce qui peut sembler anodin en apparence représente une charge mentale supplémentaire à assumer au quotidien.
Avec un calendrier partagé, tous les membres du foyer disposent du même niveau d’information.
Pratique, n’est-ce pas ?
➡️ Lire aussi : Ranger les papiers administratifs : 5 étapes pour gagner du temps
Responsabiliser les enfants et les impliquer dans la vie familiale
Vous avez des enfants ? Créer un calendrier partagé représente aussi une excellente façon de les responsabiliser et de les impliquer dans l’organisation familiale !
Chaque enfant peut savoir quand a lieu son prochain match de hockey ou l’anniversaire de son meilleur ami, sans avoir à vous le demander.
Avoir accès au calendrier partout et tout le temps
Le dernier avantage d’un agenda partagé, et pas des moindres ? Il est accessible partout et tout le temps ! Depuis votre smartphone, l’ordinateur de votre conjoint ou la tablette de vos enfants, vous pouvez visualiser votre planning familial.
Pas besoin d’attendre le retour à la maison pour consulter le vieux calendrier de la cuisine ! 📅
Quelles sont les applications de partage d’agenda les plus connues ?
1. Google Agenda, la solution accessible avec une adresse Gmail
Vous connaissez sûrement Google Agenda ? D’ailleurs, peut-être l’utilisez-vous déjà ?
Cette fonctionnalité incontournable de Google est largement adoptée dans le monde entier !
Grâce à votre adresse Gmail, vous pouvez créer un calendrier partagé qui sera disponible sur tous vos appareils.
Vous pouvez donner l’accès à votre agenda à la personne de votre choix en saisissant son adresse mail. Ainsi, cette dernière pourra visualiser tous vos rendez-vous, voire les modifier, selon les autorisations que vous lui aurez accordées.
2. Le calendrier partagé Outlook, idéal pour les entreprises
Outlook Calendar, c’est le calendrier partagé de Microsoft.
Relativement semblable à celui de Google au niveau de ses fonctionnalités, il est surtout utilisé dans le monde professionnel. Vous pouvez ajouter vos rendez-vous, planifier des visioconférences et partager votre planning avec d’autres personnes.
3. Les applications complètes de gestion de l’organisation familiale
Souvent, les fonctionnalités des calendriers traditionnels sont suffisantes pour une utilisation basique, mais ne sont pas adaptées pour gérer toute votre organisation familiale (à plus forte raison si vous avez des enfants !).
Certaines applications permettent d’aller plus loin avec des options plus avancées :
- Notifications automatiques et rappels.
- Code couleur par type d’événement et par personne.
- Vue du calendrier global ou par membre de la famille (exemple : visualiser uniquement vos événements personnels ou ceux de tout le monde en même temps).
C’est le cas de Witimy, la première plateforme 100 % dédiée à la gestion de vos affaires personnelles !
💡 Vous gérez actuellement votre planning sur Google Calendar ou Apple Calendar ? Pas de panique ! Chez Witimy, nous travaillons sur une fonctionnalité afin de vous permettre très bientôt de pouvoir synchroniser automatiquement vos agendas Google et Apple sur l’application et profiter de tous les avantages de la plateforme, sans bousculer vos habitudes.
Comment créer et partager un calendrier étape par étape ?
Vous vous demandez concrètement comment créer un calendrier partagé ? La procédure va dépendre de l’outil que vous avez choisi.
D’une manière générale, vous allez devoir suivre 4 étapes.
Étape n° 1 : créer le calendrier ou synchroniser celui existant
Créez votre calendrier ou synchronisez votre agenda déjà existant (Google Agenda, Apple Calendar) sur l’application de votre choix.
Ajoutez vos événements, anniversaires et rendez-vous pour ne plus rien oublier !
Étape n° 2 : autoriser le partage avec les membres de la famille
Partagez votre calendrier avec les personnes de votre choix.
Dans les paramètres de votre outil, renseignez l’adresse mail de la personne à qui vous souhaitez octroyer cet accès.
Étape n° 3 : paramétrer les droits d’accès de chacun
Ici, vous avez généralement le choix entre 2 types d’autorisations :
- 👁️ Lecture du calendrier : la personne peut uniquement consulter votre agenda.
- ✏️ Modification du calendrier : la personne peut modifier des événements, en ajouter et en supprimer.
Étape n° 4 : programmer les rappels automatiques
Programmez des rappels automatiques !
De cette façon, vous ainsi que les membres de la famille de votre choix recevrez une notification sur vos appareils (smartphone, tablette, ordinateur) avant l’événement.
➡️ Exemple : votre fille a rendez-vous chez le dentiste le 22 janvier à 14 h ? Paramétrez un rappel qu’elle recevra sur son smartphone 1 heure avant.
L’objectif ? Alléger votre charge mentale et responsabiliser toute la famille sur la gestion du planning !
Synchronisez tous les rendez-vous de la famille en un seul endroit avec Witimy !
Vous voulez créer un calendrier partagé pour toute la famille ? Vous cherchez une solution simple, intuitive et qui garantit la sécurité de vos données ?
Witimy, c’est :
- Calendrier partagé avec code couleur personnalisé pour chaque membre de la famille.
- Données cryptées stockées sur des serveurs basés en Europe, conformes au RGPD.
- Rappels et notifications personnalisables.
- Accès en temps réel sur tous vos appareils (mobile, ordinateur, tablette).
- Version gratuite pour 1 utilisateur pour tester l’outil.
Et ce n’est pas tout !
Vous bénéficiez également de toutes les fonctionnalités de l’outil :
- 📒 Stockage et gestion électronique de tous vos documents administratifs.
- 🗃️ Classification automatique grâce à l’IA de Witimy (factures, contrats, etc.).
- 📝 Liste de tâches et notes collaboratives.
- 🏘️ Gestion de l’ensemble de votre patrimoine.
Witimy, c’est plus qu’un calendrier partagé, c’est votre nouvel assistant pour simplifier votre vie personnelle et familiale !
